«М6. Электронный офис» Программный продукт внесен в Единый Реестр Российских программ под № 3524 от 03.05.2017г. Приказ Минкомсвязи России от 28.04.2017 №212, Приложение 2, п. №52 

 

Возможности программы М6: Электронный офис

1. Общие сведения
Программа М6: Электронный офис позволяет организовать управление документооборотом с использованием последних достижений информационных технологий, а именно:

• Автоматизировать рабочее место специалиста, довести качество работы с документами до современного уровня.
• Обеспечить взаимозаменяемость работников на регистрации документов.
• Вести регистрацию входящих, исходящих, внутренних документов в электронном виде.
• Сохранить каждый документ в электронной библиотеке предприятия для возможности его повторного чтения или печати.
• Создать единую централизованную электронную библиотеку документов предприятия, включающую документы за несколько лет, обеспечить сохранность документов в ней.
• Осуществлять мгновенный поиск любого документа независимо от срока его поступления и отправки
• Анализировать документооборот предприятия.

Электронное согласование документов

• Запустить электронное согласование любого документа: 

входящего • исходящего • внутреннего

• Указать ответственного за согласование документа.
• Определить состав лиц для согласования и сроки согласования каждому из них. Количество служб и ответственных лиц для согласования не имеет ограничений.
• Получить лист согласования документа и направить документ на подпись руководителю.
• Контроль исполнения документов
• Вести контроль исполнения документов.
• Назначить ответственных исполнителей, внести сроки работ и задания каждому исполнителю.
• Просматривать списки заданий, выданных исполнителям на определенную дату.
• Использовать встроенную в программу систему напоминаний о приближении сроков завершения работ.
• Получать информацию о маршруте документа и о его местонахождении на любой момент времени.
• Получить списки документов, находящихся «на контроле» в разрезе:

• исполненных • неисполненных • всех

Работа исполнителей

• Получать отчеты исполнителей о выполнении заданий, фиксировать сроки выполнения заданий.
• Получать отчеты о ходе работ по любому документу.
• Осуществлять контроль исполнительской дисциплины за любой период.

 

Скриншоты программы.
Нажмите для увеличения

  

Входящие документы

 

  

Списки документов

 

Журнал учета

 

Запись документов

 

Конверты

 

Электронная библиотека

• Выбирать документы из электронной библиотеки за любой период по:

• партнерам • тематике • видам документов

• Выполнять подборку документов с любой их детализацией, например:

• запросы … • запросы от ЦЗН … • запросы от ЦЗН за год …

• Создать систему защиты документов электронной библиотеки от несанкционированного доступа и вирусных атак.

 

2. Режим работы программы в организации

Работа программы в организации предусмотрена в двух режимах:

- Регистрация
- Регистрация – Исполнение

В режиме Регистрация программа устанавливается работникам общих отделов, канцелярии, секретарю руководителя.

В этом режиме:

• Ведется справочник предприятий-партнеров, содержащий

– полное наименование предприятия
– сокращенное наименование предприятия
– адрес – почтовый и юридический
– телефон, факс, е-mail, сайт
– ИНН
– КПП
– должность и ФИО руководителя
– должность и ФИО главного бухгалтера
– реквизиты

• Выполняется регистрация документов

• Примечание Предусмотрена возможность регистрации документов, хранящихся в разных папках, например:

Для Входящих

– входящие от ИМНС
– входящие договоры
– обращение граждан

Для Исходящих

– исходящие счета-фактуры
– исходящие договоры

Для Внутренних

– распоряжения (приказы) по личному составу
– распоряжения (приказы) по основной деятельности и т.д.
– личный прием

Для каждой папки нумерация документов начинается с « 1 »

• Выполняется печать журналов входящей, исходящей и внутренней документации
• При отправке исходящей документации почтой печатаются:

– списки почтовых отправлений
– конверты
• Примечание Печать конвертов возможна также для документов, которые не регистрируются в программе

• Обеспечивается быстрый поиск документов в журнале регистрации
• Организовывается выборка поступивших и направленных документов за любой период в разрезе видов документов (письма, договоры, счета-фактуры)
• Создается электронная библиотека документов
• Ведется архив документов
• Исполнители получают документы на бумажных носителях, и для них работа по Исполнению документов остается без изменений.

В режиме Регистрация - Исполнение программа устанавливается дополнительно ответственным исполнителям работ.

В этом режиме дополнительно:

• Исполнитель получает задание одновременно с его регистрацией
• Знакомится с документом одновременно с его регистрацией
• Самостоятельно контролирует сроки выполнения заданий
• Использует систему напоминаний
• При необходимости просматривает любой документ электронной библиотеки, к которому ему разрешен доступ
• Без отвлечений на телефонные звонки и деловые совещания просматривает весь список исполнителей по документу, их задания, сроки работ и отчет об исполнении
• Ведет диалог с исполнителями, работающими с ним в «команде» по документу

3. Для входящих, исходящих и внутренних документов вносятся:

• Вид документа (письмо, договор, распоряжение) 
• От кого/ кому
• Автор документа
• Номер и дата документа
• Статус документа
• ФИО руководителя, визирующего документ
• Краткое содержание документа
• Наименование документа
• Подразделение исполнителя работ
• ФИО исполнителя
• Сроки исполнения работ
• Задание исполнителям
• Отчет исполнителей
• Отметки о выполнении заданий исполнителями
• Фактические сроки выполнения заданий
• Место хранения документа, ФИО ответственного за хранение
• Даты событий «Вступил в силу», «Утратил силу»
• Публикация в средствах массовой информации
• Документ - ответ:

– вид документа
– регистрационный номер и дата регистрации
– номер и дата документа

• Порядок отправки/получения документа:

– вид отправки/получения:
   • почта • факс • интернет
– размер конверта
– время отправки/получения
– вид передачи/получения
– адресат

4. Выходные документы

• Журнал учета входящей документации
• Журнал учета исходящей документации
• Журнал учета внутренней документации
• Справка о ходе работ по документу
• Лист согласования
• Выборка документов за период:

• по отдельному предприятию • по определенному виду документа

• Выборка документов по сроку выполнения работ:

• исполненных • неисполненных • всех

• Контроль исполнения документов в целом по предприятию и в разрезе ответственных лиц с выборкой

– Общего количества документов

• входящих 
• исходящих
• внутренних

– Из них

• исполненных в срок
• исполненных с нарушением сроков
• неисполненных
   
• Списки почтовых отправлений
• Печать адресов на конвертах
• Возможна печать адресов на конвертах для незарегистрированных документов
• Списки контрагентов
• Списки подразделений
• Списки исполнителей

 

Функциональные характеристики программы М6. Электронный офис

• Интерфейс программы реализован на русском языке.
• Программа не требует установки иного программного обеспечения, имеющего любые ограничения на свободное распространение на территории Российской Федерации, за исключением операционных систем.
• Программа соответствует требованиям законодательства Российской Федерации о защите информации.
• Информационная поддержка пользователей (далее - сопровождение программы) оказывается на всей территории Российской Федерации без ограничений.
• Обновление программы выполняется только после подтверждения со стороны организации - пользователя.

Среда функционирования программы М6. Электронный офис

1. Системные требования

• Операционная система Microsoft Windows – не ниже Windows XP
• Microsoft Word - не ниже 2007, Microsoft Excel - не ниже 2007

 

2. Требования к оборудованию

• CD-ROM – Устройство для чтения Компакт-дисков
• USB – порт (2 и более единиц)
• Наличие свободного места на жестком диске ПК – не менее 500 МБ

Установка программы М6. Электронный офис

Установка Программы (далее - Инсталляция) выполняется в следующем порядке:

• Установить носитель “Лицензия N …”: на дискете/ Flash – накопителе.
• Установить CD-диск с Программой. Выполняется Автозапуск Инсталляции.
• В Окне Добро пожаловать в программу установки задачи Нажать Далее
• В Окне Лицензия Нажать Далее
• В Окне Место назначения в строке Папка нажать Далее
• В Окне Выбор компонентов поставить u Программа

u Параметры

Нажать Далее

• В Окне Запуск инсталляции Нажать Далее

Выполняется Инсталляция Программы

• На сообщение "Задача была успешно инсталлирована" Нажать Закончить

Инсталляция завершена.

• После выполнения Инсталляции на Рабочем столе появляется ярлык Программы.

 

Эксплуатация программы М6. Электронный офис

1. Руководство пользователя по эксплуатации программы (далее - Лекции) находятся в программе, в пункте меню Помощь Лекции.

2. При возникновении вопросов  о работе в программе обращаться  в службу поддержки по Тел. горячей линии :

• 8-800-2500-981 звонок бесплатный
• 8-8216-74-93-99
• 8-8216-74-83-04

    E-mail:  Адрес электронной почты защищен от спам-ботов. Для просмотра адреса в вашем браузере должен быть включен Javascript.

Все телефоны горячей линии  работают  круглосуточно.