«М6. Электронный офис» Программный продукт внесен в Единый Реестр Российских программ под № 3524 от 03.05.2017г. Приказ Минкомсвязи России от 28.04.2017 №212, Приложение 2, п. №52 

 Загрузить демо-версиюКупить программу

Возможности программы М6: Электронный офис

1. Общие сведения
Программа М6: Электронный офис позволяет организовать управление документооборотом с использованием последних достижений информационных технологий, а именно:

  • Автоматизировать рабочее место специалиста, довести качество работы с документами до современного уровня.
  • Обеспечить взаимозаменяемость работников на регистрации документов.
  • Вести регистрацию входящих, исходящих, внутренних документов в электронном виде.
  • Сохранить каждый документ в электронной библиотеке предприятия для возможности его повторного чтения или печати.
  • Создать единую централизованную электронную библиотеку документов предприятия, включающую документы за несколько лет, обеспечить сохранность документов в ней.
  • Осуществлять мгновенный поиск любого документа независимо от срока его поступления и отправки
  • Анализировать документооборот предприятия.

Электронное согласование документов

  • Запустить электронное согласование любого документа: 

входящего • исходящего • внутреннего

  • Указать ответственного за согласование документа.
  • Определить состав лиц для согласования и сроки согласования каждому из них. Количество служб и ответственных лиц для согласования не имеет ограничений.
  • Получить лист согласования документа и направить документ на подпись руководителю.
  • Контроль исполнения документов
  • Вести контроль исполнения документов.
  • Назначить ответственных исполнителей, внести сроки работ и задания каждому исполнителю.
  • Просматривать списки заданий, выданных исполнителям на определенную дату.
  • Использовать встроенную в программу систему напоминаний о приближении сроков завершения работ.
  • Получать информацию о маршруте документа и о его местонахождении на любой момент времени.
  • Получить списки документов, находящихся «на контроле» в разрезе:

• исполненных • неисполненных • всех


Работа исполнителей

  • Получать отчеты исполнителей о выполнении заданий, фиксировать сроки выполнения заданий.
  • Получать отчеты о ходе работ по любому документу.
  • Осуществлять контроль исполнительской дисциплины за любой период.

 

Скриншоты программы.
Нажмите для увеличения

Входящие документы   

Входящие документы

 

Списки документов  

Списки документов

 

Журнал учета

Журнал учета

 

Запись документов

Запись документов

 

Конверты

Конверты

 

Электронная библиотека

  • Выбирать документы из электронной библиотеки за любой период по:

• партнерам • тематике • видам документов

  • Выполнять подборку документов с любой их детализацией, например:

• запросы … • запросы от ЦЗН … • запросы от ЦЗН за год …

  • Создать систему защиты документов электронной библиотеки от несанкционированного доступа и вирусных атак.

 

2. Режим работы программы в организации


Работа программы в организации предусмотрена в двух режимах:

- Регистрация
- Регистрация – Исполнение

В режиме Регистрация программа устанавливается работникам общих отделов, канцелярии, секретарю руководителя.

В этом режиме:

  • Ведется справочник предприятий-партнеров, содержащий

– полное наименование предприятия
– сокращенное наименование предприятия
– адрес – почтовый и юридический
– телефон, факс, е-mail, сайт
– ИНН
– КПП
– должность и ФИО руководителя
– должность и ФИО главного бухгалтера
– реквизиты

  • Выполняется регистрация документов

Примечание Предусмотрена возможность регистрации документов, хранящихся в разных папках, например:

Для Входящих

– входящие от ИМНС
– входящие договоры
– обращение граждан

Для Исходящих

– исходящие счета-фактуры
– исходящие договоры

Для Внутренних

– распоряжения (приказы) по личному составу
– распоряжения (приказы) по основной деятельности и т.д.
– личный прием

Для каждой папки нумерация документов начинается с « 1 »

  • Выполняется печать журналов входящей, исходящей и внутренней документации
  • При отправке исходящей документации почтой печатаются:

– списки почтовых отправлений
– конверты
Примечание Печать конвертов возможна также для документов, которые не регистрируются в программе

  • Обеспечивается быстрый поиск документов в журнале регистрации
  • Организовывается выборка поступивших и направленных документов за любой период в разрезе видов документов (письма, договоры, счета-фактуры)
  • Создается электронная библиотека документов
  • Ведется архив документов
  • Исполнители получают документы на бумажных носителях, и для них работа по Исполнению документов остается без изменений.

В режиме Регистрация - Исполнение программа устанавливается дополнительно ответственным исполнителям работ.

В этом режиме дополнительно:

  • Исполнитель получает задание одновременно с его регистрацией
  • Знакомится с документом одновременно с его регистрацией
  • Самостоятельно контролирует сроки выполнения заданий
  • Использует систему напоминаний
  • При необходимости просматривает любой документ электронной библиотеки, к которому ему разрешен доступ
  • Без отвлечений на телефонные звонки и деловые совещания просматривает весь список исполнителей по документу, их задания, сроки работ и отчет об исполнении
  • Ведет диалог с исполнителями, работающими с ним в «команде» по документу

3. Для входящих, исходящих и внутренних документов вносятся:

  • Вид документа (письмо, договор, распоряжение) 
  • От кого/ кому
  • Автор документа
  • Номер и дата документа
  • Статус документа
  • ФИО руководителя, визирующего документ
  • Краткое содержание документа
  • Наименование документа
  • Подразделение исполнителя работ
  • ФИО исполнителя
  • Сроки исполнения работ
  • Задание исполнителям
  • Отчет исполнителей
  • Отметки о выполнении заданий исполнителями
  • Фактические сроки выполнения заданий
  • Место хранения документа, ФИО ответственного за хранение
  • Даты событий «Вступил в силу», «Утратил силу»
  • Публикация в средствах массовой информации
  • Документ - ответ:

– вид документа
– регистрационный номер и дата регистрации
– номер и дата документа

  • Порядок отправки/получения документа:

– вид отправки/получения:
   • почта • факс • интернет
– размер конверта
– время отправки/получения
– вид передачи/получения
– адресат


4. Выходные документы

  • Журнал учета входящей документации
  • Журнал учета исходящей документации
  • Журнал учета внутренней документации
  • Справка о ходе работ по документу
  • Лист согласования
  • Выборка документов за период:

• по отдельному предприятию • по определенному виду документа

  • Выборка документов по сроку выполнения работ:

• исполненных • неисполненных • всех

  • Контроль исполнения документов в целом по предприятию и в разрезе ответственных лиц с выборкой

– Общего количества документов

  • входящих 
  • исходящих
  • внутренних

– Из них

  • исполненных в срок
  • исполненных с нарушением сроков
  • неисполненных
     
  • Списки почтовых отправлений
  • Печать адресов на конвертах
  • Возможна печать адресов на конвертах для незарегистрированных документов
  • Списки контрагентов
  • Списки подразделений
  • Списки исполнителей

 

Функциональные характеристики программы М6. Электронный офис

  • Интерфейс программы реализован на русском языке.
  • Программа не требует установки иного программного обеспечения, имеющего любые ограничения на свободное распространение на территории Российской Федерации, за исключением операционных систем.
  • Программа соответствует требованиям законодательства Российской Федерации о защите информации.
  • Информационная поддержка пользователей (далее - сопровождение программы) оказывается на всей территории Российской Федерации без ограничений.
  • Обновление программы выполняется только после подтверждения со стороны организации - пользователя.


Среда функционирования программы М6. Электронный офис

  1. Системные требования
  • Операционная система Microsoft Windows – не ниже Windows XP
  • Microsoft Word - не ниже 2007, Microsoft Excel - не ниже 2007

 

  1. Требования к оборудованию
  • CD-ROM – Устройство для чтения Компакт-дисков
  • USB – порт (2 и более единиц)
  • Наличие свободного места на жестком диске ПК – не менее 500 МБ


Установка программы М6. Электронный офис

Установка Программы (далее - Инсталляция) выполняется в следующем порядке:

  • Установить носитель “Лицензия N …”: на дискете/ Flash – накопителе.
  • Установить CD-диск с Программой. Выполняется Автозапуск Инсталляции.
  • В Окне Добро пожаловать в программу установки задачи Нажать Далее
  • В Окне Лицензия Нажать Далее
  • В Окне Место назначения в строке Папка нажать Далее
  • В Окне Выбор компонентов поставить u Программа

u Параметры

Нажать Далее

  • В Окне Запуск инсталляции Нажать Далее

Выполняется Инсталляция Программы

  • На сообщение "Задача была успешно инсталлирована" Нажать Закончить

Инсталляция завершена.

  • После выполнения Инсталляции на Рабочем столе появляется ярлык Программы.

 

Эксплуатация программы М6. Электронный офис

  1. Руководство пользователя по эксплуатации программы (далее - Лекции) находятся в программе, в пункте меню Помощь Лекции.

  2. При обнаружении неисправностей в работе программы, обращаться по телефонам горячей линии:
  • 8-800-2500-981, звонок бесплатный
  • 8-8216-74-93-99
  • 8-8216-74-83-04

Все телефоны горячей линии работают круглосуточно.

Время устранения неисправностей - не более 2 часов.